Um novo modelo de planejamento para a Universidade Federal do Amapá (Unifap), baseada na regulação dos processos administrativos, está sendo implementado pela Pró-reitoria de Planejamento (Proplan).

O “POP Unifap” (“POP” significa “Procedimento Operacional Padrão”) objetiva a adoção de procedimentos padrões para a execução de processos administrativos da instituição.

Mas, de acordo com o pró-reitor de Planejamento, Allan Jasper Rocha Mendes, o projeto é muito mais abrangente que a regulação de processos.

“O POP Unifap significa uma mudança de visão de gestão, no sentido que o projeto pode promover uma quebra de paradigma, de mudarmos de uma gestão funcional, departamental, burocrática, para irmos para uma visão focada em processos”, afirma Allan.

Segundo o pró-reitor, ao final de todo o processo de implementação do projeto – que levará cerca de um ano até sua total execução –, os resultados esperados são a economia de tempo, a descentralização orçamentária, a diminuição de conflitos internos, a identificação de falhas e promoção de melhorias na gestão administrativa da instituição.

“A celeridade é outro benefício crucial.

O POP Unifap irá promover a diminuição do tempo processual ao eliminar etapas que são desnecessárias a um determinado processo administrativo e, com isso, traz mais agilidade para a administração da universidade”, explica Jasper.

Para a comunidade acadêmica, o mapeamento dos processos trará clareza de informações.

“Os alunos ganharão muito com isso.

Um exemplo prático: crédito de disciplinas.

Hoje, o estudante terá que procurar alguém para entender as etapas desse procedimento, os documentos necessários, providenciar tudo e depois ir até o Protocolo entregar esses documentos e preencher um formulário.

A partir do POP Unifap, esse aluno entrará na página do departamento do curso dele no site da universidade e encontrará um POP com todo o passo a passo para o crédito de disciplina, além do formulário on line para baixar, indo no Protocolo já com o processo pronto.

A agilidade, tanto para a administração como para o aluno, é muito maior”, diz Allan.

Etapas O POP Unifap possui quatro grandes etapas.

A primeira etapa é mapear os processos administrativos da instituição e elaborar a redação do POP , de acordo com o modelo disponibilizado na página do Departamento de Planejamento (Deplan) no site da Unifap.

Depois, vem a confecção dos fluxogramas, que são gráficos que demonstram o processo.

Cada POP que for redigido irá gerar um fluxograma.

A terceira etapa é a publicação de todos os POPs e fluxogramas na página de cada departamento, dentro do site da Unifap.

“Isso, por si só, dará mais clareza aos nossos processos, não só para os nossos servidores, mas para a comunidade acadêmica e a sociedade entenderem como é que funciona os nossos processos administrativos internos”, explica o pró-reitor de Planejamento.

A última etapa é a criação de um manual de procedimentos e processos por pró-reitoria, que terá como plataforma todos os POPs mapeados.