Um novo modelo de planejamento para a Universidade Federal do Amapá (Unifap), baseada na regulação dos processos administrativos, está sendo implementado pela Pró-reitoria de Planejamento (Proplan).
O POP Unifap (POP significa Procedimento Operacional Padrão) objetiva a adoção de procedimentos padrões para a execução de processos administrativos da instituição.
Mas, de acordo com o pró-reitor de Planejamento, Allan Jasper Rocha Mendes, o projeto é muito mais abrangente que a regulação de processos.
O POP Unifap significa uma mudança de visão de gestão, no sentido que o projeto pode promover uma quebra de paradigma, de mudarmos de uma gestão funcional, departamental, burocrática, para irmos para uma visão focada em processos, afirma Allan.
Segundo o pró-reitor, ao final de todo o processo de implementação do projeto que levará cerca de um ano até sua total execução , os resultados esperados são a economia de tempo, a descentralização orçamentária, a diminuição de conflitos internos, a identificação de falhas e promoção de melhorias na gestão administrativa da instituição.
A celeridade é outro benefício crucial.
O POP Unifap irá promover a diminuição do tempo processual ao eliminar etapas que são desnecessárias a um determinado processo administrativo e, com isso, traz mais agilidade para a administração da universidade, explica Jasper.
Para a comunidade acadêmica, o mapeamento dos processos trará clareza de informações.
Os alunos ganharão muito com isso.
Um exemplo prático: crédito de disciplinas.
Hoje, o estudante terá que procurar alguém para entender as etapas desse procedimento, os documentos necessários, providenciar tudo e depois ir até o Protocolo entregar esses documentos e preencher um formulário.
A partir do POP Unifap, esse aluno entrará na página do departamento do curso dele no site da universidade e encontrará um POP com todo o passo a passo para o crédito de disciplina, além do formulário on line para baixar, indo no Protocolo já com o processo pronto.
A agilidade, tanto para a administração como para o aluno, é muito maior, diz Allan.
Etapas O POP Unifap possui quatro grandes etapas.
A primeira etapa é mapear os processos administrativos da instituição e elaborar a redação do POP , de acordo com o modelo disponibilizado na página do Departamento de Planejamento (Deplan) no site da Unifap.
Depois, vem a confecção dos fluxogramas, que são gráficos que demonstram o processo.
Cada POP que for redigido irá gerar um fluxograma.
A terceira etapa é a publicação de todos os POPs e fluxogramas na página de cada departamento, dentro do site da Unifap.
Isso, por si só, dará mais clareza aos nossos processos, não só para os nossos servidores, mas para a comunidade acadêmica e a sociedade entenderem como é que funciona os nossos processos administrativos internos, explica o pró-reitor de Planejamento.
A última etapa é a criação de um manual de procedimentos e processos por pró-reitoria, que terá como plataforma todos os POPs mapeados.