A tramitação interna, por meio físico, dos documentos na Universidade Federal do Amapá (Unifap) está com os dias contados.

A partir do dia 1 de setembro, todos os processos internos serão tramitados exclusivamente por meio eletrônico no Sistema de Informações Gerenciais (SIG), utilizado atualmente pela instituição.

A exceção à regra será apenas concedida aos processos seletivos, que continuam no formato tradicional, dada a sua especificidade.

A medida segue orientação do Decreto nº 8.

539, de 8 de outubro de 2015.

No documento, é definido que as instituições da administração pública federal direta, devem adequar os seus processos em formato eletrônico, até dois anos após a sua publicação.

Com base nessa demanda, uma equipe de trabalho formada por servidores da Unifap foi organizada para discutir o assunto ao longo do biênio.

Parte do grupo se deslocou até outras instituições que já adotam o modelo para observar o avanço dos trâmites processuais no formato 100% eletrônico.

O pró-reitor da Pró-Reitoria de Planejamento, professor Allan Jasper, elenca como benefícios gerados pelo novo modelo a economia com materiais de expediente, como papel, tonners, manutenção de máquinas e energia, principalmente no cenário atual de insuficiência econômica das Universidades.

A celeridade processual também foi ressaltada.

“Quando temos acesso aos processos físicos na instituição, percebemos que todo o seu conteúdo já está em formato eletrônico: licitações, despachos, projetos.

O que estamos fazendo hoje é simplesmente imprimir para tramitação.

Virtualmente esse trabalho será acelerado”, observou.

Com o modelo eletrônico, espera-se acabar com o desperdício de tempo e dinheiro, principalmente por conta do investimento feito em um sistema que já proporciona a tramitação digital.

Para o pró-reitor, o hábito de utilizar o sistema para tramitação não física irá reforçar a eficiência do mesmo.

Se um documento externo físico for endereçado à Unifap, imediatamente deverá ser escaneado já no setor de protocolo para que possa ser dado andamento ao mesmo.

Validade Um erro muito recorrente, aponta o pró-reitor, é entender que um documento só é valido se constar a autenticação digital.

O artigo 6º do decreto versa que os documentos são válidos se emitidos no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP- Brasil, observados os padrões definidos por essa Infraestrutura, no entanto esse não é o único meio para torná-lo legítimo.

O texto descreve no parágrafo 1º do art.

6º do Decreto 8.

539 que nome de usuário e senha também comprovam a autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.

“Hoje esses meios para validação já existem no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) do SIG.

Já temos esses mecanismos instalados”, assegurou Allan Jasper.

Facilidade de localização A melhoria na infraestrutura de dados e trabalhos dos arquivistas vai permitir que os processos sejam localizados no ambiente virtual anos após sua tramitação.

Os arquivos físicos atuais não serão digitalizados.

Serão arquivados seguindo a legislação pertinente.

Capacitação Na próxima quinta-feira, 10, a equipe designada irá apresentar as novas regras de forma geral à comunidade acadêmica no auditório do Departamento de Letras e Artes (Depla).

Nos dias 28 e 29, em local ainda a ser definido, será realizado um curso prático de capacitação do SIPAC.

Servidores das unidades vinculadas aos setores finalísticos e administrativos serão convocados por meio de Memorando.

Os organizadores das capacitações alertam que pelo menos um representante de cada setor da universidade que lida com processos no dia a dia deve participar da capacitação.

Informações mais detalhadas sobre legislação, validade e demais assuntos relativos ao processo eletrônico e sua implantação podem ser obtidas no sitewww2.unifap.br/pen