As pastas funcionais dos servidores da Universidade Federal do Amapá (Unifap) serão integradas ao Assentamento Funcional Digital (AFD), projeto do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) que está digitalizando os documentos pessoais e funcionais dos servidores públicos federais e disponibilizando-os em um repositório digital único.
O arquivista do Tribunal de Justiça do Estado do Amapá (Tjap), Apoena Ferreira, esteve na Universidade na última quarta-feira, 18, para transmitir informações sobre o AFD a servidores da Unifap e da Universidade Federal do Sul e Sudeste do Pará (Unifesspa) envolvidos no processo de implantação do sistema nas duas instituições.
De acordo com o arquivista, o objetivo do AFD é facilitar o acesso às informações funcionais e pessoais dos servidores públicos federais por meio digital, tanto para os servidores que necessitam delas – aqueles que desempenham suas atividades na Pró-reitoria de Gestão de Pessoas, por exemplo – como também os órgãos de controle externos, como a Controladoria-Geral da União (CGU) e Tribunal de Contas da União (TCU).
“O AFD existe desde 2016 e tem duas frentes de trabalho: a digitalização das pastas funcionais já existentes no órgão e a virtualização dos novos documentos funcionais criados a partir dessa data.
Todos esses documentos são inseridos numa base de dados no servidor disponibilizado pelo Ministério do Planejamento, o que torna as informações muito mais acessíveis, inclusive, futuramente, o próprio servidor público federal vai poder ter acesso direto aos seus documentos funcionais através do Sigepe [Sistema de Gestão de Pessoas do Governo Federal]”, explica Apoena Ferreira.
O arquivista do Tjap aponta que, além da facilidade de acesso aos documentos funcionais dos servidores públicos federais, o AFD também tem como benefício a economia de tempo e o aumento da eficiência dos servidores que trabalham nos setores de recursos humanos dos órgãos públicos federais.
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) muitas vezes eles necessitam dessas informações que se encontram em pastas funcionais e que nem sempre estão organizadas da melhor forma ou não estão disponíveis no momento, gerando um gargalo na instituição, então a gente tem um ganho de agilidade e eficiência muito grande para a administração pública federal”, frisa.
O arquivista da Unifesspa, Tássio Fernandes, que está realizando visita técnica na Unifap, concorda com Apoena.
“O AFD trará mais agilidade e eficiência no acesso à informação da documentação do servidor, devido você evitar acumular pilhas de pastas funcionais e, quando não se tem espaço ou pessoas suficientes para gerir essa documentação, torna-se mais eficiente se trabalhar com o formato digital”, afirma.
De acordo com a Portaria Normativa SEGRT/MP nº 4, de 10 de março de 2016, os órgãos públicos federais devem estar integrados ao AFD até dezembro deste ano.
AFD O Projeto Assentamento Funcional Digital (AFD) abrange os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (Sipec) e objetiva agilizar o acesso à informação, subsidiar a tomada de decisão, resguardar os direitos e os deveres dos órgãos, entidades e de seus agentes.
O AFD será o meio de consulta ao histórico funcional a ser utilizado pelos órgãos e entidades e os arquivos que o compõem serão armazenados somente no Repositório Central, com observância das regras de segurança, armazenamento e preservação contidas no e-Arq Brasil.
Saiba mais sobre o AFD em https://www.servidor.gov.br/gestao-de-pessoas/assentamento-funcional-digital.
*Com informações do site do AFDFOTOS: Kawan Pacote
